Events: Wie lege ich ein Event auf Österreich forscht an?

Auf Österreich forscht können nun eigene Events angelegt und abgewickelt werden, über die sich Personen anmelden können. Diese Funktion ist kostenlos und exklusiv für Projektleiter*innen und Partner*innen von Österreich forscht verfügbar. Folgende Bedingungen müssen erfüllt sein, um ein Event auf Österreich forscht zu listen:

• Es gehört zu einem Citizen-Science-Projekt, das auf Österreich forscht gelistet ist (oder war).
  
• Es stammt von einer Partnerinstitution des Citizen Science Network Austria und:
  
  • entweder hat es Bezug zu einem auf Österreich forscht gelisteten Projekt,
    
  • oder (falls kein Projektbezug besteht) es hat einen klaren Bezug zu Citizen Science.

In diesem Blogbeitrag möchten wir die vielfältigen Funktionen vorstellen und erklären, wie man ganz einfach eigene Events erstellen kann. 

Eventkategorien

Es gibt eine Vielzahl an Eventkategorien, die ihr nutzen könnt, damit potentielle Teilnehmer*innen gleich wissen, zu welcher Art von Veranstaltung sie sich anmelden können. Derzeit sind dies:

• Ausflug
• Bioblitz
• Fest
• Infostand
• Konferenz
• Kurs
• Onlineveranstaltung
• Pubquiz
• Vernetzungstreffen 
• Vortrag
• Workshop

Die Kategorien Onlineveranstaltung und Pubquiz sind dabei Sonderkategorien, und zwar aus unterschiedlichen Gründen.

Die Kategorie Onlineveranstaltung kann als zweite Eventkategorie bei jedem Event hinzugefügt werden (mehr dazu weiter unten beim konkreten Ablauf des Anlegens eines Events). Damit kann also darauf hingewiesen werden, dass beispielsweise ein Vortrag online stattfinden wird. 

Die Kategorie Pubquiz hat als einziges Event die Möglichkeit der Gruppenanmeldung, d.h. dort können sich keine Einzelpersonen anmelden, sondern nur Gruppen oder Teams. Es braucht also nur 1 Person, die sich als Teamleiter*in stellvertretend für ihre Gruppe anmeldet. 

Teilnehmer*inneninformationen

Je nach Event müssen Personen, die sich für ein Event anmelden, unterschiedliche Informationen angeben. Für alle Events sind Vor- und Nachname und Mailadresse verpflichtend anzugeben. Mit diesen Informationen könnt ihr Teilnehmende kontaktieren, wenn sich grundlegende Elemente des Events (z.B. der Ort) ändern sollten. Bei manchen Events müssen zusätzliche Informationen verpflichtend bei der Anmeldung angegeben werden:

Ausflug: bei Ausflügen müssen Teilnehmende zusätzliche eine Telefonnummer angeben.

Konferenz: bei Konferenzen müssen Teilnehmende zusätzlich Adresse, Stadt, Postleitzahl, Land und Telefonnummer angeben. 

Kurs: bei Kursen müssen Teilnehmende zusätzlich Adresse, Stadt, Postleitzahl, Land und Telefonnummer angeben.

Wie lege ich ein Event an?

Events werden über "Mein Bereich" angelegt. Zu diesem Bereich gelangt ihr, wenn ihr euch auf einer beliebigen Seite auf Österreich forscht einloggt. Ihr findet den grauen Einloggbutton rechts oben neben der Sprachauswahl. Wenn ihr euch einloggt, verschwindet der graue Einloggbutton und wird durch zwei neue rote Buttons ersetzt: Mein Bereich und Abmelden. Wenn ihr auf Mein Bereich klickt, kommt ihr auf euren persönlichen Bereich auf Österreich forscht, auf dem ihr neue Blogbeiträge starten und Events erstellen und verwalten könnt. 

Klickt ihr nun auf Event hinzufügen, dann öffnet sich ein neues Fenster, in dem ihr die Details zu eurem Event angeben könnt. 

Titel: hier könnt ihr einen Titel für euer Event eingeben.

Kategorie: In diesem Dropdown-Menü sind alle oben erwähnten Eventkategorien zu finden. Wählt die für euer Event passende Kategorie aus. 

Weitere Kategorien: wir empfehlen, dieses Feld nur auszufüllen, wenn es sich bei eurem Event um eine Onlineveranstaltung handelt. Dann könnt ihr in diesem Feld die Kategorie Onlineveranstaltung auswählen. Wenn ihr z.B. einen Onlineworkshop macht, dann wählt zuerst im Feld Kategorie Workshop aus, und dann im Feld Weitere Kategorie die Onlineveranstaltung. 

Veranstaltungsort: hier könnt ihr entweder einen bereits angelegten Veranstaltungsort einer früheren Veranstaltung über das Dropdown-Menü auswählen, oder einen neuen Ort hinzufügen. Wenn ihr einen neuen Ort hinzufügt, müsst ihr lediglich die Adresse eingeben und bei "Veröffentlicht" den Regler auf Ja schieben. Ihr könnt auch einen Namen für euren Veranstaltungsort angeben, z.B. Seminarraum 13. 

Beginn der Veranstaltung: gebt den Beginn eures Events mit Datum und Uhrzeit ein.

Ende der Veranstaltung: gebt das Ende eures Events mit Datum und Uhrzeit ein.

Startdatum der Anmeldung: sofern man sich nicht sofort für das Event anmelden können soll, gebt ihr ein Datum und eine Uhrzeit ein. Falls eine Anmeldung ab Veröffentlichung des Events möglich sein soll, lasst dieses Feld einfach frei.

Anmeldeschluss: gebt an, ab wann man sich nicht mehr für das Event anmelden können soll. 

Veranstaltungskapazität: gebt hier eine Zahl an, wie viele Personen beim Event dabei sein können. Die verbleibende Platzanzahl wird auch bei der Eventinfo angezeigt.

Art der Anmeldung: Hier könnt ihr einstellen, ob sich Personen einzeln anmelden müssen, oder ob eine Gruppenanmeldung möglich ist oder beides. Wir empfehlen Gruppenanmeldungen nur in Ausnahmefällen, damit ihr einen Überblick über eure Teilnehmer*innen behaltet. Die einfachste Variante ist nur eine Einzelanmeldung zu erlauben. 

Benutzerdefinierte URL für das Registrierungsformular: Solltet ihr ein Event mit einem anderen Registrierungstool machen, könnt ihr hier den Link zu dieser externen Registrierung eingeben. Alle Personen, die sich für euer Event anmelden möchten und auf den Anmeldebutton klicken, werden dann zu diesem Tool weitergeleitet. Achtung: Anmeldungen über ein externes Tool werden nicht für die verbleibende Personenkapazität gezählt, d.h. es wird bei Events mit externem Tool immer jene verbleibende Platzanzahl angezeigt, die ihr im Feld Veranstaltungskapazität eingegeben habt. 

Maximale Gruppengröße: sofern ihr eine Gruppenanmeldung erlaubt, müsst ihr hier angeben, wie groß die maximale Gruppengröße sein darf. 

Erste Erinnerung senden: alle Personen, die sich für euer Event angemeldet haben, erhalten automatisch eine Erinnerung an den Termin, sofern ihr hier eingebt, wann diese automatische Erinnerung versendet werden soll. Achtung: diese Funktion ist für Anmeldungen mit einem externen Tool nicht möglich. Gebt hier an wie viele Tage/Stunden vor/nach dem Event an das Event erinnert werden soll, z.B. 7 Tage vor dem Event. 

Zweite Erinnerung senden: ihr könnt auch eine zweite Erinnerung analog zur ersten Erinnerung automatisch versenden lassen, z.B. 1 Tag vor dem Event.

Sende 3. Erinnerung: ihr könnt auch eine ditte Erinnerung analog zur ersten Erinnerung automatisch versenden lassen, z.B. 1 Stunde vor dem Event.

Danach folgen noch zwei Felder, in denen ihr Freitext eingeben könnt.

Die Kurzbeschreibung soll die wichtigsten Informationen eures Events zusammenfassen. Sie wird in der Eventübersicht unter www.citizen-science.at/events angezeigt. In der Beschreibung könnt ihr detaillierte Informationen zur Veranstaltung angeben. Sie wird erst angezeigt, wenn man auf die Eventdetails klickt. 

Damit habt ihr alle Informationen für euer Event eingegeben. Wenn ihr das Event speichern und später weiter bearbeiten möchtet, dann klickt ihr auf Anwenden unten links. Direkt daneben findet ihr den Button Absenden. Auf diesen klickt ihr, wenn ihr alle Informationen eingegeben habt und das Event veröffentlicht werden soll. 

Events verwalten

Wenn ihr ein Event angelegt habt, dann könnt ihr dieses auch über Mein Bereich verwalten. Klickt dazu auf Meine erstellten Events. Dort seht ihr alle von euch erstellten Events und seht auch, wie viele Personen sich bereits dafür angemeldet haben. Wenn ihr auf den Titel des Events klickt, kommt ihr wieder auf die Bearbeitungsseite von oben und könnt ggf. Anpassungen durchführen. 

Ebenfalls in Mein Bereich findet ihr Event Registrierungen. Dort sind ebenfalls alle von euch erstellten Events zu sehen. Wählt ihr ein Event aus, könnt ihr sogar die Teilnehmer*inneninfos exportieren, um dadurch ggf. die Teilnehmenden zu informieren, sollte sich etwas am Event ändern (z.B. das Datum oder der Ort) oder falls das Event abgesagt werden muss. 

Noch Fragen?

Falls ihr noch weitere Fragen habt, dann meldet euch gerne via Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. bei uns. Wir helfen euch gerne weiter.